[コミュニケーション]会議の目的や性質に応じた種類を意識しよう。

「会議は時間の無駄」と思っている経営者の方々は非常に多いと思います。
それは、事実、会議で時間を浪費しているからであることに間違いはありません。

しかし、会議の目的や性質を参加者がしっかりと理解していれば、より生産性が高くクリエーティブな時間になる可能性もあります。
経験から筆者は、会議には大まかに、以下の3種類の会議があると思っています。

1.意思決定会議
組織が意思決定を行うための会議です。複数の意思決定者が組織の意思決定を実施するために議題に対して議論を実施します。
必ず、議題が存在しますので、次第を用意し、それぞれの議題に対して参加者が事前に共通の事実認識ができるような資料を用意することが成功のポイントです。
企業においては、取締役会などの会議がこれに該当します。

2.情報共有会議
チームとしては情報共有。責任者としては、進捗確認や意思決定に必要な情報を吸い上げることを主な目的としています。
現代は情報化社会ですから、プロジェクト管理系クラウドITサービスを利用すれば情報共有としての会議も必要なくなるかもしれません。
企業においては一般的に営業会議などがこれに近いと思われます。

3.ブレインストーミング
集団で自由にアイデアを出すことによって、相互作用を引き出し、より創造的なアイデアを得るための会議手法です。
ブレインストーミングの4大原則は「相手の意見を批判しない」「自由に意見を出す」「アイデアの質より量を重視する」「アイデアを結合し発展させる」です。

また、どの会議においても共通して議事録の作成はとても重要です。単に議論や報告をしただけでは、参加者の認識にズレが生じている可能性が高いからです。
議事録を文書で作成し、参加者に必ず配布されることをお勧めします。

会議はたとえ短い時間でも、複数の社員が貴重な時間を割いて招集されています。
議長として参加者を招集される役職者は、会議の目的と性質について十分に理解した上で参加者を招集し、意義のある会議を成功させていただければと思います。